第四代时间管理高效率经理人的一天

    题记：个人时间管理是需要经常复习和总结的工作。下午做计划表时，想利用“优先级四象限法”来划分工作的优先级，脑子突然短路了，ABCD记不清顺序了。百度一下，发现一篇“第四代时间管理”博文，觉得不错，转载一下。豆瓣上没找到这本书，不过已经有《第五代时间管理》了！

    《第四代时间管理》是美国名作家史蒂芬·柯维及其合伙人罗杰·梅瑞尔和丽贝卡·梅瑞尔，在其一九九四年所出版之《与时间有约》(FIRSTTHINGSFIRST)新书中，所发表最新的时间观念。《与时间有约》系史帝芬·柯维继一九九○年之巨着「与成功有约」(THESEVENHABITSOFHIGHLYEFFECTIVEPEOPLE)之后另一本重要的观念性作品。事实上，两本书也有相通的地方。「与成功有约」这本书末附录二，主题就是“第四代时间管理”，副标题是“高效率经理人的一天”。

    所谓全新的第四代时间管理，强调的是“第二象限”管理。传统的时间管理一味讲求在最短时间内做最多事，反而忽略了依自己对事情的重视程度来安排时间顺序。“第二象限”乃是指优先级当中第二优先：重要但不紧迫的问题。这本书也就是强调自省的功夫，重新检视自己的工作是否均依照自己掌握的尺寸来进行。

    这本书共分为四部分：第一部“时钟与罗盘”；第二部“最重要的事先做”；第三部“合作·创造·共荣”；第四部“以原则行事的劲与静”。

    “时钟与罗盘”最大的差异是什么？这本书的序文里说：“我们提出迥异于一般的时间管理观念，亦即以自然原则为核心。超越传统上追求更快、更卖力、更有效率、做更多事的万灵丹。我们建议的不是换个时钟，而是提供一个罗盘，因为你走得多是一回事，方向才是最重要的。”“我们会鼓励详尽检视自己目前的时间管理法，看看你正在做的是『紧急』的事，还是生命中真正『重要』的事。”时钟和罗盘，当然是最实际的时间工具。“时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标，也就是我们的做事方法与时间管理。罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等，也就是我们的价值观与生活方式。”

    三代时间管理法。每一代都是以前一代为基础，然后就效率cao控能力来加强。第一代基本上是备忘录型。这一代的主要特色是纸条或备忘录。你必须随身带着备忘，并且常常翻看是否漏了什么没做。第二代是规划与准备。特色是行事历与记事簿。第三代的主旨是规划、订定优先级、cao之在我。特色是，将每天的活动在纸上或计算机上详尽规划或各式各样的计划表、组织表。

    比较起来，三代间均有优劣。详尽的分析指出：

    第一代时间管理者，通常较具变通能力，可因不同人或情势做不同的因应。适应环境、处理事情的能力较强，而且有自己的做事进度，会判断事情的轻重缓急。

    第二代时间管理者，善于计划与准备。通常对事情具责任感。行事历、时间表不只是作为备忘，更能提醒他们事先做好妥善准备，不仅工作上如此，同时也适用于营造人际关系上。

    第三代时间管理者，最大的贡献是将目标与计划系于价值观之上。这阶段的人透过每天订定计划与排定优先级，在个人的生产力方面往往有丰硕的成果。对他们而言，「最重要的事」是价值与目标的综合。

    第四代间管理，不仅要根据前三代撷长补短，而且更要超越，进而探讨生命，创造出高品质的生活。在这里，我们必须重新复习优先级的四大象限：

    第一象限(第一优先)重要而又急迫的事。

    第二象限(第二优先)重要而不急迫的事。

    第三象限(第三优先)急迫而不重要的。

    第四象限(第四优先)不急迫也不重要的事。

    如果不能了解这些，简单的比喻可以这样说：

    第一象限是指危机、意外及有时限的事。

    第二象限是指未来发生会影响到现在的事。

    第三象限是经常发生的事。

    第四象限是每天例行的事。

    第四代时间管理所强调的第二象限指是：

    公司的研究发展个人的人际关系

    公司的员工训练个人的公共关系

    公司的策略规划个人的休闲活动

    公司的CIS个人的自我成长

    公司的新市场个人的生涯规划

    史蒂芬·柯维说：“第二象限是重要但不急迫的事，主要与是生活质量有关。其中包括长期的规划、问题的发掘与预防、增进能力、透过读书与专业训练以自我充实、思索如何帮助陷于困顿的子女、为重要的会议做准备、多花点时间去倾听亲友属下的心声等等......，这个部分的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。”换句话说，绝大多数我们的问题有下列七点：

    一、改善人际关系。

    二、改善事先准备工夫。

    三、做更周详的规划与组织。

    四、善待自己。

    五、抓住新的机会。

    六、充实自我。

    七、增进能力。

    而改进的方法，就是投注更多的时间在事前准备、预防、规划和增进自我能力。

    第四代时间管理有三个基本观念，兹说明如后：

    一、完成人生四大需求与能力。

    二、「正北方」的自然原则。

    三、人类的四种天赋潜力。

    所谓四大需求，就是生活、爱、学习与发挥影响力。所谓“正北方”就是要确定自己是否真正知道方向。而人类的四种天贼潜力，则指：自觉、良知、独立意志与创造力。简而言之，要创造圆满的人生“关键根本不在于时间安排的多好......”；“创造圆满人生的力量就在于心，在于我们是否能善用内在的罗盘，体认自然原则的存在，才可能发挥效用。”

    这种观念，着重的是人比事重要。于是在书中建议：每个人都要学习与良知对话，运用一个礼拜时间，培养整体观，使自己能够练习到“人际互动”的目标。

    “与时间有约”这本书有几个数字颇为重要。其中之一，是几年前他们为获得日本戴明品质奖的企业进行数据搜集。发现产能高的公司，在时间运用上和一般企业有极大的不同。高产能公司用于第二象限的时间，不低于百分之六十五到八十。而一般事业体，则用于第二象限的时间，不低于百分之十六。在这项调查中，最明显的区别，就在于大企业对于重要的定义，与一般事业不同。

    同时，作者提出竹子生长的奇迹。种植竹子必须先翻土，前四年竹子只在地下成长，地面上只露一个小包，竹笋就从里头长出来，然后在第五年，这根竹子会长到八十尺高。服务型领导人也应了解在第二象限下工夫，虽然不能立刻看到成果，但收成时就有丰硕的果宙。

    第四代时间管理的作者，要求大家回归宁静与自然。平静的两大要件是贡献与良知。而平静的两个绊脚石就是沮丧和骄傲。秉持原则行事者，将有下列特质：更有弹性，更能当机立断，人际关系更厚美，更能群策群力，不断求知，更着重对人群的贡献，更能一举数得，拥有健康的心理免疫系统，知道个人能力有限，生活方式更平衡，更有信心、更有安全感，更能言行如一，更能专注于影响力所及范围，努力培养更丰富的内在生活，散发正面的力量，也更能享受生活。

    这样的第四代时间管理，不也正是我们中国式时间管理所强调和追求的吗？